To 2020 αποτελεί αδιαμφισβήτητα μια χρονιά που θα θυμόμαστε όλοι μας. Η πανδημία του COVID-19 μας έχει επηρεάσει όλους σε πολλαπλά επίπεδα πόσο μάλλον σε αυτή την φάση του δεύτερου lockdown. Οι ιδιοκτήτες των επιχειρήσεων, τα μέλη των Διοικητικών Συμβουλίων και το ανθρώπινο δυναμικό των οργανισμών αισθάνονται νευρικότητα για το μέλλον.  Ενάντια στο αρνητικό πλαίσιο που έχει διαμορφωθεί, οι οργανισμοί θα μπορούσαν να εστιάσουν στην επίτευξη της επαγγελματικής σταθερότητας μέσα από τους παρακάτω τρόπους:

Εστίαση στο «core business» τμήμα του οργανισμού

Ο πανικός πολλές φορές οδηγεί τις επιχειρήσεις σε βιαστικές κινήσεις διαφοροποίησης, προσθέτοντας νέα προϊόντα ή υπηρεσίες. Ωστόσο, η ανάληψη ενός τέτοιου μεγάλου ρίσκου χωρίς σωστό σχεδιασμό ειδικά αυτό το διάστημα της κρίσης μπορεί να αποδειχθεί σπατάλη χρόνου και χρήματος. Αν σε μια τέτοια κίνηση αφιερώσετε περισσότερους πόρους απ΄ ότι θα έπρεπε, «στερώντας» τους από τις κύριες υπηρεσίες σας ή τα βασικά σας προϊόντα θα μπορούσε να είναι καταστροφική. Η εστίαση στην κύρια επιχειρηματική αποστολή υπογραμμίζει την σταθερότητα που είναι το ζητούμενο σε περίοδο κρίσης.

Αξιοποίηση υπάρχουσας βάση πελατολογίου

Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες που παρέχετε ικανοποιούν πραγματικά τους υπάρχοντες πελάτες σας και εργαστείτε σκληρά για να βεβαιωθείτε πως είναι ευχαριστημένοι. Οι πραγματικά πιστοί πελάτες θα σας προσφέρουν δυνητικά ακόμη περισσότερες πωλήσεις.

Διατήρηση των μάρκετινγκ καμπανιών σας

Βρισκόμαστε σε ψηφιακή εποχή, οπότε ίσως η διαφήμιση στην τοπική εφημερίδα να μην αυξάνει τη βάση των πελατών σας. Αναζητήστε τρόπους μετακίνησης της καμπάνιας σας σε ψηφιακή μορφή. Οι πελάτες είναι ανήσυχοι και αναζητούν διαφορετικές προτάσεις όταν πρόκειται να προχωρήσουν σε κάποια παραγγελία. Συνεχίζοντας να προβάλετε το όνομα της επιχείρησης σας, όλο και περισσότεροι πελάτες είναι πιθανό να βρουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας, παρά των ανταγωνιστών σας.

Αποτελεσματική επιλογή ανθρώπινου δυναμικού

Όπως όλα δείχνουν, η μετάβαση στη νέα εργασιακή πραγματικότητα, δεν είναι εύκολη υπόθεση, από την μια πλευρά ο περισσότεροι εργαζόμενοι εργάζονται απομακρυσμένα και αναζητούν επιλογές που μπορούν να τους επιτρέψουν να εξισορροπήσουν καλύτερα την εργασία και την προσωπική τους ζωή, από την άλλη πλευρά οι δεξιότητες που απαιτούνται από τους εργοδότες να έχουν αλλάξει. Για να μπορέσουν οι οργανισμοί να παραμείνουν ανταγωνιστικοί, θα πρέπει να απευθυνθούν σε ειδικούς όπως η ManpowerGroup και να «επενδύσουν» στη σωστή επιλογή και ανάπτυξη ταλέντων αναβαθμίζοντας τις δεξιότητες που απαιτούνται πλέον για τον ψηφιακό μετασχηματισμό.  Διαβάστε τις υπηρεσίες της ManpowerGroup εδώ.

Καθώς αρχίζουμε να βλέπουμε τις χώρες σε όλο τον κόσμο να αρχίζουν να χαλαρώνουν τα μέτρα του lockdown και να μειώνουν τους περιορισμούς, οι επιχειρήσεις αρχίζουν να δημιουργούν σχέδια για την επιστροφή στην κανονικότητα. Τα πρώτα δείγματα έρχονται από τη Νότια Κορέα και τη Σιγκαπούρη, τη Νέα Ζηλανδία, τους Σκανδιναβούς, την Ισπανία, την Ιταλία και πολλές ακόμα χώρες, οι οποίες σχεδιάζουν την ασφαλή επιστροφή χιλιάδων υπαλλήλων στην εργασία τους τις επόμενες εβδομάδες και μήνες.

Σε αυτήν την εποχή της συνείδησης της υγείας και της καινοτομίας, η προσοχή των ηγετών μας θα πρέπει να στραφεί στην ασφαλή επιστροφή των ανθρώπων στην εργασία τους. Αυτό περιλαμβάνει σχεδιασμό για το πώς μπορεί να μοιάζει η νέα κανονικότητα και πώς μπορούμε να ενθαρρύνουμε τα άτομα να πράττουν με βάση τις διαθέσιμες πληροφορίες και να προσαρμόζουν ανάλογα τη συμπεριφορά τους.

Όταν μιλάμε για το πώς θα επανεκκινήσουμε την οικονομία και τους χώρους εργασίας, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι οι πελάτες και οι εργαζόμενοι θέλουν να αισθάνονται καθησυχασμένοι, απαιτώντας συνεπή επικοινωνία και διορατικότητα για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης, προκειμένου να πετύχουμε μια επιτυχημένη επανεκκίνηση.

Παρακάτω θα δούμε ορισμένες νέες πρακτικές και συμπεριφορές για τον χώρο εργασίας που πρέπει να λάβουμε υπόψη μας, οι οποίες συμβάλλουν στη διασφάλιση της υγείας και ευημερίας του ανθρώπινου δυναμικού καθώς και στην επανεκκίνηση της οικονομίας.

Ανάγκη για περισσότερο χώρο

Η τρέχουσα ανάγκη για ευαισθητοποίηση γύρω από την υγιεινή και τον προσωπικό χώρο θα επηρεάσει άμεσα τους χώρους εργασίας ώστε οι υπάλληλοι να αισθανθούν άνετα να επιστρέψουν.

Πολλές αλλαγές έχουν ήδη δει αρχίσει να γίνονται, όπως η τοποθέτηση αντισηπτικών στα γραφεία, η εστίαση της καθαριότητας στα πόμολα και άλλων κοινόχρηστων επιφανειών καθώς και η ενθάρρυνση για ελαχιστοποίηση των ατόμων που μοιράζονται το ίδιο ασανσέρ. Ορισμένες επιχειρήσεις μπορεί προμηθεύσουν τους εργαζόμενους με μάσκες, να λαμβάνουν την θερμοκρασία σώματος τους ή ακόμα και να διενεργούν τεστ για τον ιό, με στόχο τη μείωση του άγχους και αύξησης της εμπιστοσύνης των εργαζομένων μέσα από τα μέτρα που λαμβάνονται.

Οι οργανισμοί μπορούν επίσης να εξετάσουν το ενδεχόμενο να κάνουν πιο σημαντικές αλλαγές στο εργασιακό περιβάλλον, όπως ο επανασχεδιασμός των γραφείων εργασίας όπως και κάποιων γραφείων που συνηθίζουν να δέχονται πολύ κόσμο. Κατά την τελευταία δεκαετία, πολλές εταιρείες έχουν υιοθετήσει γραφεία ανοιχτού τύπου (open-space) αντί των ατομικών, με αποτέλεσμα ο χώρος γραφείου που διατίθεται ανά εργαζόμενο να μειώνεται. Τέτοιου είδους πρόσφατες πρακτικές σχεδιασμού γραφείων, συμπεριλαμβανομένης και της πρακτικής όπου οι εργαζόμενοι κάθονται ο ένας δίπλα στον άλλον και μοιράζονται το ίδιο γραφείο, ενδέχεται προσωρινά να επανεξεταστούν, τουλάχιστον έως ότου υποχωρήσει η πιθανότητα μιας δεύτερης κρίσης ή η ανάπτυξη ενός αποτελεσματικού εμβολίου.

Προκειμένου να εφαρμοστεί η απόσταση των δύο μέτρων μεταξύ κάθε υπαλλήλου, τα γραφεία που είναι κολλητά το ένα στο άλλο θα χρειαστεί να διαχωρίσουν ή εναλλακτικά οι υπάλληλοι θα πρέπει να εργάζονται εναλλάξ. Ομοίως, εάν δεν εφαρμοστούν αυστηρότερα πρωτόκολλα καθαρισμού, οι εργαζόμενοι ίσως θα προτιμούν έναν καθορισμένο χώρο εργασίας που δεν είναι κοινόχρηστος.

Επανεξέταση της εργασίας από στο σπίτι

Η εργασία από το σπίτι για τουλάχιστον λίγες μέρες την εβδομάδα είναι επιθυμητή από πολλούς εργαζόμενους και μπορεί να ήρθε για να μείνει.
Πριν από την πανδημία, πολλοί εργοδότες αρνούνταν να αφήσουν το προσωπικό τους να εργάζεται από το σπίτι είτε με πλήρη είτε με μερική απασχόληση. Ορισμένοι εργοδότες ήταν δύσπιστοι για το πόσο παραγωγικοί θα ήταν εργαζόμενοι αν δεν εργάζονταν από το γραφείο.
Σε αντίθεση με την παραπάνω άποψη, έρευνες διαπιστώνουν πως οι εργαζόμενοι από απόσταση μπορεί συχνά να είναι πιο παραγωγικοί, να αλληλοεπιδρούν περισσότερο, να είναι λιγότερο αγχωμένοι, πιο ικανοποιημένοι καθώς και λιγότερο πιθανό να παραιτηθούν σε σχέση με εκείνους που εργάζονται από το γραφείο. Τώρα που φαίνεται πως η εργασία από το σπίτι είναι δυνατή για εκατομμύρια εργαζόμενους, μόλις αρθούν τα μέτρα αποστάσεων, περισσότεροι εργοδότες θα επανεξετάσουν τον τρόπο εργασίας του ανθρώπινου δυναμικού στο χώρο εργασίας. Όχι μόνο περισσότεροι υπάλληλοι είναι πιθανό να ζητήσουν ευελιξία ως προς την τοποθεσία εργασίας τους, καθώς θα ωφεληθεί η ισορροπία της επαγγελματικής και προσωπικής τους ζωής, αλλά και οι εργοδότες μπορεί να επανεξετάσουν τις ανάγκες σε χώρους εργασίας, εφόσον θα υπάρχουν λιγότεροι εργαζόμενοι στο γραφείο.

Αυτή η αλλαγή στη δομή του ανθρώπινου δυναμικού μπορεί επίσης να ευνοήσει τη δημιουργία νέων ευκαιριών για μεγαλύτερο εύρος ταλέντων, συμπεριλαμβανομένων των εργαζομένων γονέων και των ατόμων με αναπηρίες που μέχρι τώρα ήταν δυσκολότερο για αυτούς να μετακινηθούν και να εργαστούν σε ένα περιβάλλον γραφείου.

Η επικοινωνία είναι το κλειδί 

Η διαφάνεια και η ειλικρίνεια παραμένουν βασικά στοιχεία τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους εργοδότες. Πολλοί εργοδότες πραγματοποιούν έρευνες, ρωτώντας τους εργαζόμενους τι λειτουργεί για αυτούς, τι περιμένουν από τον εργοδότη τους και τι περισσότερο μπορούν να κάνουν για να βοηθήσουν. Κανείς δεν γνωρίζει όλες τις απαντήσεις, αλλά η σαφής επικοινωνία που εστιάζει στα δεδομένα και τις πληροφορίες έχει αναμφίβολα σώσει ζωές και θα βοηθήσει τους ανθρώπους να εργαστούν με ασφάλεια και αυτοπεποίθηση.

Κοιτάμε το μέλλον, όχι το παρελθόν 

Τώρα είναι η στιγμή να αγκαλιάσουμε ένα κοινό όραμα για το αύριο. Αυτός ο ξαφνικός μετασχηματισμός του τρόπου με τον οποίο όλοι εργαζόμαστε θα διαρκέσει. Ορισμένες από αυτές τις αλλαγές προσφέρουν μια ευκαιρία στους εργαζομένους να αναπτύξουν μια καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής με βάση τον τρόπο ζωής τους. Εδώ και χρόνια έχουμε ακούσει για την αυξανόμενη ανάγκη για περισσότερη ευελιξία, συμπεριλαμβανομένης της εξ αποστάσεως εργασίας, και τώρα θα μπορούσε να είναι η ώρα για τους εργοδότες να αρχίσουν να το προσφέρουν, μειώνοντας ενδεχομένως την ανάγκη για ακριβούς χώρους γραφείων.

Οι εργοδότες πρέπει να είναι μέρος της λύσης και να θέσουν την ευημερία των ανθρώπων τους στο επίκεντρο των πράξεων τους, προστατεύοντας την βιωσιμότητα. Εάν παραμείνουμε ενωμένοι, ανοιχτοί σε νέες πρακτικές και ανθεκτικοί, όλοι μπορούμε να επιστρέψουμε με ασφάλεια στη εργασία μας – στη νέα κανονικότητα.

Σε περιόδους αβεβαιότητας και αναταραχών, η ηγεσία έχει ακόμα μεγαλύτερο μερίδιο ευθύνης καθώς η ίδια θέτει τον τόνο αναφορικά με τον τρόπο που ο οργανισμός ανταποκρίνεται σε αυτές. Είναι απαραίτητο για τις επιχειρήσεις να διοικούνται με σταθερότητα και αίσθημα καθησυχασμού, αλλά ταυτόχρονα να είναι ευέλικτες όταν το απαιτεί η κατάσταση. Το θάρρος, η επιμονή και η συλλογικότητα είναι μερικά από τα χαρακτηριστικά μιας καινοτόμου κουλτούρας και χρειάζονται για την αντιμετώπιση μερικών εκ των μεγαλύτερων προβλημάτων μας. Καθώς οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν κρίση σε παγκόσμιο επίπεδο, με τους παρακάτω τρόπους οι ηγέτες μπορούν να καλλιεργήσουν και να ενισχύσουν την κουλτούρα καινοτομίας.

Η ευμάθεια είναι απαραίτητη

Η γρήγορη μάθηση είναι πιο σημαντική από ποτέ σε περιόδους μεγάλων αλλαγών. Οι ηγέτες δεν χρειάζονται μόνο υψηλό δείκτη IQ και EQ αλλά και υψηλό Δείκτη Ευμάθειας (LQ). Τα σημερινά προβλήματα είναι τόσο περίπλοκα και πολύ-επίπεδα που απαιτούν συνεχή εκμάθηση, καθώς οι καταστάσεις είναι ρευστές. Οι ηγέτες οφείλουν να είναι πρότυπα που αναζητούν διαφορετικές εμπειρίες, εξετάζουν μη συνηθισμένες προοπτικές και είναι ανοιχτοί σε νέες ιδέες, καθώς παράλληλα ενισχύουν μια κουλτούρα ευμάθειας εντός οργανισμού.

Πειραματισμός και σωστή επικοινωνία 

Όταν βρίσκονται σε «άγνωστο έδαφος», οι ηγέτες θα πρέπει να κατανοούν τις τεχνικές δεξιότητες που απαιτούνται για τον αποτελεσματικό μετασχηματισμό της επιχείρησης τους σε περιόδους αλλαγής, όπως για παράδειγμα το πώς να μεταβούν σε απομακρυσμένη εργασία. Επίσης, θα πρέπει να περιβάλλονται από ειδικούς και να αφιερώνουν χρόνο ώστε να παραμένουν πληροφορημένοι για τις τελευταίες τάσεις, προκλήσεις και ευκαιρίες που αντιμετωπίζει ο οργανισμός τους, καθώς και το πώς μπορούν να επικοινωνήσουν άμεσα αυτές τις ανάγκες σε όλο το ανθρώπινο δυναμικό.

Ικανότητα προσαρμογής για την επόμενη κρίση  

Η κρίση και ο μετασχηματισμός αποτελούν αέναες καταστάσεις. Η αλλαγή είναι δυναμική, επομένως η ευελιξία και η συνεχής προσαρμογή είναι απαραίτητες. Η ανατροφοδότηση είναι σημαντική. Οι ηγέτες είναι απαραίτητο να καινοτομούν, να πειραματίζονται, να μαθαίνουν γρήγορα και παράλληλα να ενθαρρύνουν τις ομάδες τους να κάνουν το ίδιο. Το περιβάλλον του αύριο μόλις ξεκίνησε.

Οι πιο αποτελεσματικές πρακτικές παγκοσμίως, για την επιστροφή στην εργασία: #SmartRestart #PeopleFirst  

Καθώς οι χώρες σε όλο τον κόσμο αρχίζουν να χαλαρώνουν τα μέτρα του lockdown, να άρουν τους περιορισμούς και να κάνουν σχέδια επιστροφής στην κανονικότητα, είναι «αναζωογονητικό» να προσβλέπουμε στην επανεκκίνηση των οικονομιών μας και το άνοιγμα των χώρων εργασίας μας. Ήδη υπάρχουν παραδείγματα και μαθήματα προς μίμηση, όπως αυτά της Νότιας Κορέας και της Σιγκαπούρης, των Σκανδιναβών, της Ισπανίας, της Ιταλίας και άλλων, που σχεδιάζουν πώς να διευκολύνουν την ασφαλή επιστροφή χιλιάδων ανθρώπων στις εργασίες τους εντός των επόμενων εβδομάδων. Ενώ εξετάζουμε τον αντίκτυπο αυτής της κρίσης στο ΑΕΠ, αναλύουμε τα δεδομένα και εξετάζουμε σενάρια για την ελαχιστοποίηση των ζημιών στις οικονομίες και τις επιχειρήσεις μας, είναι επιτακτική ανάγκη να θυμόμαστε ότι αυτή η κρίση αφορά όλους τους ανθρώπους – για το πώς συμπεριφέρονται, πώς αντιδρούν και πώς ανταποκρίνονται σε περιόδους κρίσης.

Το ερώτημα που πρέπει να θέσουμε δεν είναι πόσο γρήγοροι, σύντομοι ή αυστηροί θα πρέπει να είναι οι περιορισμοί ή τα μέτρα του lockdown, αλλά πώς ενθαρρύνουμε τους ανθρώπους να ενεργούν βάσει των διαθέσιμων πληροφοριών και να αλλάζουν τη συμπεριφορά τους αντίστοιχα. Για παράδειγμα, ενώ τα εστιατόρια παραμένουν ανοιχτά στη Σουηδία, η κίνηση έχει μειωθεί κατά 80% – λόγω της υψηλής τήρησης των οδηγιών της κυβέρνησης. Η έμφαση στον καθησυχασμό δημιουργεί τη σωστή κουλτούρα ενθάρρυνσης των ανθρώπων να λαμβάνουν τις σωστές αποφάσεις, οι οποίες είναι καθοριστικές ώστε να ξεπεράσουμε αυτή τη κρίση. Οι εργοδότες διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στους 3,3 δισεκατομμύρια εργαζόμενους. Όταν αναφερόμαστε στην επανέναρξη της οικονομίας, η κατανόηση της σημασίας του εφησυχασμού των πελατών και εργαζομένων απαιτεί ανάλυση δεδομένων και πληροφορίες ώστε η οικοδόμηση εμπιστοσύνης και αυτοπεποίθησης να αποτελέσουν την βάση για την επίτευξη μιας ισχυρής και έξυπνης επανεκκίνησης. Ως ένας παγκόσμιος οργανισμός που δραστηριοποιείται σε περισσότερες από 75 χώρες, παραθέτουμε όσα μάθαμε από τις χώρες που επλήγησαν πρώτες αλλά έδρασαν άμεσα:

Ο έλεγχος, η ανίχνευση και η τεχνολογία είναι το κλειδί

Ακριβώς όπως η τεχνολογία υποστήριξε την απομακρυσμένη εργασία, έτσι θα γεφυρώσει την επανασύνδεση της κοινωνίας στην επαναλειτουργία. Η δύναμη των δεδομένων ενισχύει την απόκρισή μας στην πανδημία και η γρήγορη ανάπτυξη εφαρμογών όπως της ανίχνευσης επαφών και αυτοδιάγνωσης βοηθούν στον περιορισμό της εξάπλωσης του ιού. Στη Σιγκαπούρη, μια εφαρμογή εντοπισμού επαφών που ζητά από τους χρήστες να δώσουν την έγκριση και να μοιραστούν δεδομένα, αποδεικνύει ήδη ότι πολλοί προτιμούν να γνωρίζουν και να ελαχιστοποιούν τους κινδύνους για την υγεία. Διασφαλίζει επίσης ότι τα άτομα που βρίσκονται σε κίνδυνο ακολουθούν τα μέτρα της καραντίνας. Η ευρεία διαθεσιμότητα των τεστ είναι επίσης σημαντική. Η Ισπανία ίσως τελικά είναι μια από τις χώρες που έχουν πληγεί περισσότερο στην Ευρώπη, παρόλο αυτά με την μερική απελευθέρωση μέτρων του lockdown επέτρεψε σε 300.000 εργαζόμενους που δεν μπορούσαν να εργαστούν απομακρυσμένα να επιστρέψουν  στην εργασία τους χάρη στη διανομή πάνω από ένα εκατομμύριο τεστ και 10 εκατομμύρια μάσκες που παρέχονται στους σταθμούς του μετρό. Για αυτό που μπορούμε να είμαστε σίγουροι είναι πως οι άνθρωποι δεν θα επιστρέψουν σε παραγωγικά επίπεδα απασχόλησης εάν θεωρήσουν πως αυτό θα αποτελέσει κίνδυνο για την υγεία τους και των αγαπημένων τους προσώπων.

Επικοινωνία, Επικοινωνία, Επικοινωνία

Η διαφάνεια και η ειλικρίνεια παραμένουν βασικά στοιχεία και θα πρέπει να υπάρχουν και από τις δυο πλευρές των εργαζομένων και εργοδοτών. Πολλοί εργοδότες πραγματοποιούν έρευνες σφυγμομέτρησης στους ανθρώπους τους ρωτώντας τι πιστεύουν πως θα λειτουργούσε καλύτερα, τι περιμένουν από τον εργοδότη τους και τι περισσότερο μπορούν να κάνουν για να βοηθήσουν. Άλλοι οργανισμοί- όπως οι αεροπορικές εταιρείες – ρωτούν τους πελάτες τι θα τους κάνει να νιώσουν άνετα ώστε να ξαναπετάξουν. Στη Νότια Κορέα, η κυβέρνηση ξεκίνησε μια εκστρατεία για να εκπαιδεύσει τους ανθρώπους πως η εξέταση σε εθνική κλίμακα είναι το κλειδί για τον περιορισμό του ιού. Καθιέρωσαν ένα τηλεφωνικό κέντρο ενημέρωσης των πολιτών, εισήγαγαν μια εφαρμογή αυτοδιάγνωσης και εντοπισμού, ενώ η δημόσια χρήση μάσκας υιοθετήθηκε από όλους. Η σαφής επικοινωνία εστιασμένη στα δεδομένα και τις πληροφορίες έχει αναμφίβολα σώσει ζωές και επέτρεψε στους ανθρώπους να εργάζονται με ασφάλεια και σιγουριά.

Η επανέναρξη δεν είναι απλή υπόθεση

Είναι γεγονός πως δεν μπορούμε ξαφνικά να επαναλειτουργήσουμε και η ημερομηνία επανέναρξης δεν θα είναι κοινή για όλους. Οι χώρες που βλέπουν την κατάσταση να βελτιώνεται, οργανώνουν σταδιακά μια επιχειρησιακή προσέγγιση με προτεραιότητα την υγεία και τον έλεγχο. Οι εργοδότες πρέπει να παρέχουν σαφή καθοδήγηση, ώστε οι άνθρωποι να κατανοήσουν την ιδέα της επιστροφής. Οι συγκεντρώσεις στην εργασία και σε εξωτερικούς χώρους θα ελέγχονται. Οι εργαζόμενοι που μπορούν να εργαστούν απομακρυσμένα πιθανότατα θα πρέπει να παραμείνουν στο σπίτι. Οι βάρδιες θα είναι κλιμακωτές ώστε να διατηρείται μια φυσική απόσταση, καθώς επίσης θα πρέπει να γίνεται σχολαστικός καθαρισμός μεταξύ των αλλαγών βάρδιας με υλικά προστασίας τα οποία θα είναι διαθέσιμα για τους εργαζόμενους.

Χρειάζεται σύμπραξη και συνεργασία

Η επανέναρξη της οικονομίας απαιτεί συνεργασίες και συμπράξεις μεγάλης κλίμακας – δημόσιες και ιδιωτικές, διεθνείς και εγχώριες. Για αυτό το λόγο είμαστε περήφανοι που ήδη συνεργαζόμαστε και με άλλους Ηγέτες στον κλάδο του Ανθρώπινου Δυναμικού. Γνωρίζουμε πως αυτό το συνεργατικό μοντέλο θα λειτουργήσει. Χώρες από όλο τον κόσμο αρχίζουν να αντιμετωπίζουν την αναστάτωση που έχει δημιουργηθεί με μια συλλογική βούληση κατά του ιού. Στη Νότια Κορέα, ο δημόσιος και ο ιδιωτικός τομέας συνεργάζονται άμεσα και αποτελεσματικά, συγκεντρώνοντας από κοινού δεδομένα για τον εντοπισμό νέων κρουσμάτων και την απομόνωση τους, με αποτέλεσμα την αυξημένη ευαισθητοποίηση και την κοινωνικά υπεύθυνη συμπεριφορά.

Η γνώση θα μας οδηγήσει στο μέλλον και όχι στο παρελθόν

Τώρα είναι η στιγμή, να υιοθετήσουμε ένα κοινό όραμα για το μέλλον. Ο ξαφνικός μετασχηματισμός του επιχειρείν θα έχει βαθιές συνέπειες στο μέλλον. Ορισμένες από αυτές τις αλλαγές είναι κοντά σε ό,τι οι εργαζόμενοι επιθυμούσαν τόσο καιρό. Εδώ και χρόνια, ακούμε φωνές για την ευελιξία και την απομακρυσμένη εργασία. Τώρα, η εμπιστοσύνη απαιτείται και από τις δύο πλευρές – εξισορρόπηση της ευημερίας, της παραγωγικότητας και της ανεξαρτησίας. Εκείνοι που συνέχισαν να εργάζονται αδιάκοπτα – όπως το προσωπικό σε νοσοκομεία, τους υπαλλήλους των σούπερ μαρκετ και τους υπαλλήλους παράδοσης και μεταφορών – οι υπηρεσίες τους θα πρέπει να παραμείνουν σε υψηλή εκτίμηση και να λάβουν την αντίστοιχη επιβράβευση με την επαναφορά στην κανονικότητα.

Η εργασία καθορίζει σε μεγάλο βαθμό την ανθρώπινη εμπειρία. Εάν παραμείνουμε ισχυροί, ανθεκτικοί και αποφασισμένοι να υποστηρίξουμε τους συναδέλφους, τους πελάτες και τους συνεργάτες μας, μπορούμε όλοι να επιστρέψουμε στην εργασία με ασφάλεια. Οι εργοδότες, ωστόσο, θα πρέπει να είναι μέρος της λύσης και να θέσουν την ευημερία των ανθρώπων τους στο επίκεντρο των αποφάσεων τους, προστατεύοντας τις ζωές και τα προς το ζην τους. Εν κατακλείδι, γράφουμε όλοι μαζί αυτή την ιστορία.

Όταν εργάζεστε στον ίδιο χώρο με την ομάδα σας, είναι πολύ πιο εύκολο να αποκωδικοποιήσετε τον τόνο της φωνής ή τις εκφράσεις του προσώπου τους, κατανοώντας πότε κάποιο μέλος χρειάζεται υποστήριξη. Μπορεί να υπάρχουν εμφανή σημάδια εξάντλησης, κόπωσης ή έλλειψης αλληλεπίδρασης. Στην εργασία εξ’ αποστάσεως, οι επιχειρήσεις και οι μάνατζερ θα πρέπει να είναι πολύ προσεκτικοί αναφορικά με τον έλεγχο των μελών της ομάδας και να είναι έτοιμοι να προσφέρουν ψυχολογική υποστήριξη.

Προτού εκδηλωθεί κάποιο πρόβλημα, οι εργοδότες μπορούν να περιορίσουν και να μετριάσουν τις ψυχολογικές επιπτώσεις που πιθανόν να αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι με αυξημένο φόρτο εργασίας ή εκείνοι που εμφανίζουν δυσκολία στη διαχείριση άγχους. Ακολουθούν κάποιες στρατηγικές αποτελεσματικής  υποστήριξης της ομάδας που εργάζεται απομακρυσμένα.

Αναγνωρίστε τα προειδοποιητικά σημάδια

Το άγχος μπορεί να εκδηλωθεί με διάφορους τρόπους, όπως η έλλειψη ικανοποίησης και δέσμευσης, η μειωμένη παραγωγικότητα, οι αυξημένες προσωπικές συγκρούσεις και η έλλειψη προθυμίας για συνεργασία και αλληλεπίδραση. Οι εργαζόμενοι που βιώνουν το άγχος δυσκολεύονται να το παραδεχτούν καθώς αισθάνονται μειονεκτικά ή φοβούνται ότι θα αποκωδικοποιηθεί ως έλλειψη δέσμευσης. Για να επιλύσουν τέτοια ζητήματα, οι μάνατζερς θα πρέπει να αντιληφθούν αλλαγές στην συμπεριφορά των εργαζομένων, οι οποίες ίσως υποδηλώνουν ένα βαθύτερο ζήτημα. Σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας, αυτό μπορεί να επιτευχθεί μέσα από συχνές ερωτήσεις προς τους εργαζόμενους για την ψυχική τους κατάσταση. Μια από τις λύσεις τέτοιων ζητημάτων είναι για παράδειγμα η ενθάρρυνση για κοινωνικοποίηση με άτομα εκτός του άμεσου περιβάλλοντος εργασίας.

Ελέγξτε τις αρμοδιότητες  

Οι εργαζόμενοι οι οποίοι εκδηλώνουν υψηλή απόδοση, συνήθως έχουν αναλάβει περισσότερες αρμοδιότητες και διεκπεραιώνουν πολλά ζητήματα. Σταδιακά όμως, μέχρι και οι πιο παραγωγικοί εργαζόμενοι μπορεί να φτάσουν σε οριακό σημείο. Αναγνωρίστε οποιοδήποτε πρώιμο σημάδι άγχους, αποδεσμεύστε τους από συγκεκριμένους ρόλους και αρμοδιότητες που μπορούν να ανατεθούν προσωρινά σε άλλους εργαζόμενους. Όλοι διαθέτουν περιορισμένες ώρες εργασίας εντός της ημέρας και η παραγωγικότητα χωρίς σημάδια εξουθένωσης απαιτεί στρατηγική μείωση των δραστηριοτήτων που καταναλώνουν μεγάλα αποθέματα ενέργειας.

Δημιουργήστε ένα μοντέλο αισιοδοξίας

Αν οι μάνατζερς δείχνουν αισιοδοξία, θα το κάνουν και οι ομάδες τους. Αυτό αναλύει και ένα άρθρο του Harvard Business Review, «Η δύναμη της αισιοδοξίας είναι μεταδοτική». Η συγκεκριμένη στάση ξεκινά από την κορυφή της ιεραρχίας και μπορεί να θέσει τον παλμό για ένα δύσκολο έργο ή μια απομακρυσμένη ομάδα που χρειάζεται θετικότητα: «Οι ηγέτες που επιδεικνύουν ελπίδα και εμπιστοσύνη στο μέλλον είναι πιο ικανοί να βοηθήσουν τα μέλη της ομάδας τους να βρουν νόημα και σκοπό στην εργασία τους, ιδιαίτερα υπο συνθήκες πίεσης», αναφέρει το άρθρο. «Και μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε το χιούμορ ως βαλβίδα ανακούφισης. Θυμηθείτε πως ο φόβος παγώνει την πρωτοβουλία, μειώνει τη δημιουργικότητα και αναπαράγει την αποξένωση αντί για την δέσμευση».

Τέλος, μην ξεχνάτε να συνεχίσετε να παρακολουθείτε την ψυχική υγεία των εργαζομένων. Το άγχος μπορεί να επανέλθει μέσα από διάφορες συνθήκες. Οι μάνατζερς θα πρέπει να παρατηρούν τους εργαζόμενους με την πάροδο του χρόνου για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν τη βοήθεια που χρειάζονται – τόσο στην παρούσα φάση όσο και στο μέλλον.

Το ζητούμενο αυτή την περίοδο αποτελεί να παραμείνουμε «άνθρωποι» και να διατηρήσουμε τις κοινωνικές μας διασυνδέσεις. Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, είναι εύκολο να αισθανθείτε τις επιπτώσεις της κοινωνικής απομόνωσης και την έλλειψη διαφορετικών αλληλεπιδράσεων στην καθημερινότητα σας. Είναι σημαντικό να καταπολεμήσετε αυτό το αίσθημα της απομόνωσης. H ManpowerGroup καταγράφει συμβουλές ώστε να παραμείνετε προσανατολισμένοι όχι μόνο στο έργο αλλά και στους ανθρώπους.

Επιλέξτε ένα συγκεκριμένο κανάλι κοινωνικής δικτύωσης

Δεν είναι αναγκαίο κάθε επαφή σας με κάποιον συνάδελφο να περιορίζεται μόνο σε σχέση με την εργασία σας.  Οι στιγμές χαλάρωσης παίζουν σημαντικό ρόλο στις κοινωνικές συνδέσεις. Όμως, σε έναν ψηφιακό κόσμο για να επιτευχθεί αυτό, θα πρέπει να βρεθεί ένα κανάλι πχ slack, teams που να επιτρέπει την μέγιστη αλληλεπίδραση, την ανταλλαγή  καθημερινών νέων, φωτογραφιών με τα κατοικίδια.

Καθορίστε συγκεκριμένο ωράριο εργασίας

Η υπερεργασία μπορεί να κάνει οποιονδήποτε να αισθανθεί αποκομμένος από το κοινωνικό του δίκτυο. Ο καθορισμός συγκεκριμένου ωραρίου εργασίας θα σας επιτρέψει την επανασύνδεση με την οικογένεια σας, την επικοινωνία με τους φίλους σας, δοκιμάστε να κάνετε μια βόλτα στη γειτονιά σας ώστε να πάρετε καθαρό αέρα.

Αναζητήστε έναν μέντορα (εξ αποστάσεως)  

Όσοι δυσκολεύονται να προσαρμοστούν σε αυτή τη νέα καθημερινότητα, δεν χρειάζεται να το αντιμετωπίσουν μόνοι τους. Η επικοινωνία με έναν μέντορα ή η αναζήτηση του μπορεί να βοηθήσει στην αντιμετώπιση των δυσκολιών. Η εργασία εξ αποστάσεως είναι δύσκολη για όλους, αλλά η σωστή καθοδήγηση μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία.

Αναπτύξτε το δίκτυο σας

Η κοινωνικοποίηση δεν περιορίζεται μόνο στους συναδέλφους σας. Ένα διευρυμένο δίκτυο επαγγελματικών επαφών σας παρέχει πολύτιμη κοινωνική επαφή, με τις ψηφιακές πλατφόρμες να σας προσφέρουν τη δυνατότητα να το αναπτύξετε. Υπάρχει πληθώρα ψηφιακών επιλογών για να διαδώσετε τα μηνύματα σας όπως blogging, vlogging και podcasting. Εργαλεία όπως το Anchor.fm δίνουν τη δυνατότητα να ξεκινήσετε ένα podcast με μικρό εξοπλισμό, χρησιμοποιώντας κατά βάση μόνο το τηλέφωνό σας.

Γευματίστε όπως ακριβώς θέλετε 

Όταν βρίσκεται στην εταιρεία, συχνά γευματίζετε πολύ γρήγορα ή ακόμα και επάνω στο γραφείο σας. Στο σπίτι όμως, έχετε την πολυτέλεια να γευματίσετε στην κουζίνα σας ή στην τραπεζαρία, απολαμβάνοντας τη διαδικασία του φαγητού. Δώστε έμφαση σε ένα «σωστό» γεύμα. Γευματίστε όπως πραγματικά σας αρέσει και συνομιλήστε με τα μέλη της οικογένειας σας ή μέσω online chat.

Οι παραπάνω ενέργειες είναι σημαντικές τόσο για τον προσωπικό όσο και τον επαγγελματικό σας εαυτό. Σύμφωνα με μια μελέτη που δημοσιεύτηκε στο Harvard Business Review, το 35% της διακύμανσης της απόδοσης μιας ομάδας μπορεί να επηρεαστεί από τον αριθμό των αλληλεπιδράσεων ανάμεσα στα μέλη της ομάδας, σε συνδυασμό με τις ώρες εργασίας. Οπότε, αλληλοεπιδράστε όσο περισσότερο μπορείτε, θα νοιώσετε και θα αποδώσετε καλύτερα.

Έχοντας ως στόχο την μείωση της εξάπλωσης του COVID-19 (Coronavirus), η πλειοψηφία των οργανισμών ζήτησαν από τους ανθρώπους τους να εργαστούν απομακρυσμένα. Αδιαμφισβήτητα, η τηλεργασία παρέχει ορισμένα πλεονεκτήματα όπως η εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος λόγω της μείωσης των μετακινήσεων, μπορεί όμως να αυξήσει τα επίπεδα άγχους. Για πολλούς, η απομακρυσμένη εργασία αποτελεί μια απροσδόκητη εξέλιξη που μπορεί να τους βρήκε απροετοίμαστους. Η εργασία εξ αποστάσεως μπορεί να είναι μια πρόκληση υπό κανονικές συνθήκες – αλλά για όσους το κάνουν για πρώτη φορά ή προσαρμόζονται στο να μοιράζονται το σπίτι τους με παιδιά, συζύγους ή συγκατοίκους – είναι σημαντικό να δημιουργηθεί μια συγκεκριμένη δομή και ξεκάθαρες προσδοκίες.

Πιθανές προκλήσεις της απομακρυσμένης εργασίας

• Έλλειψη συνεργασίας και συγκέντρωσης στην εργασία
• Πολύωρη ή ελάχιστη εργασία
• Ισορροπία εργασίας / προσωπικής ζωής και καθορισμός των ορίων για τον περιορισμό των περισπασμών
• Έλλειψη καθημερινής προσωπικής επαφής, που οδηγεί σε αυξημένα συναισθήματα απομόνωσης, μειωμένο κίνητρο και έλλειψη εμπιστοσύνης
• Πιθανότητα κακής επικοινωνίας λόγω έλλειψης μη λεκτικής επικοινωνίας

Βασικές συμβουλές

1. Προετοιμαστείτε για την Επιτυχία

• Δημιουργείστε τον χώρο εργασίας σας: Οριοθετήστε έναν συγκεκριμένο χώρο εργασίας, μακριά από περισπασμούς. Σκεφτείτε το να αποσυνδεθείτε από όλα τα κοινωνικά δίκτυα (εκτός αν είναι αναγκαία για την εργασία σας). Αν μοιράζεστε τον ίδιο χώρο και με άλλο άτομο, καθορίστε συγκεκριμένους κανόνες, όπως για τα επίπεδα θορύβου και τις ώρες διαλειμμάτων.
• Αξιολογήστε και αναβαθμίστε τον τεχνολογικό εξοπλισμό που διαθέτετε στο σπίτι: Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να αναβαθμίσετε τη σύνδεση σας στο Internet στην περίπτωση που μοιράζεστε την ίδια σύνδεση και με άλλους την ίδια χρονική στιγμή.
• Καθορίστε συγκεκριμένες ώρες εργασίας: Δημιουργείστε ένα καθημερινό πρόγραμμα έναρξης & ολοκλήρωσης της εργασίας. Ενδεχομένως να προγραμματίσετε μια επαναλαμβανόμενη καθημερινή πρωινή συνάντηση ώστε να διασφαλίσετε πως θα ξεκινήσετε την εργασία σας εγκαίρως. Ομοίως, αποσυνδεθείτε από τα συστήματα της εργασίας σας στο τέλος της εργάσιμης ημέρας.

2. Μείνετε Συνδεδεμένοι

• Καθορίστε καθημερινά ορόσημα εργασίας (check-in): Διατηρήστε συχνή επικοινωνία με τον manager σας, τους συναδέλφους σας και όσους αναφέρονται σε εσάς. Οι managers θα πρέπει να κάνουν συχνές συναντήσεις με τα μέλη της ομάδας τους. Καθορίστε συγκεκριμένους χρόνους απόκρισης για emails και τηλεφωνικές επικοινωνίες και χρησιμοποιήστε μηνύματα όπως το «εκτός γραφείου» αν δεν είστε διαθέσιμος για μεγάλο χρονικό διάστημα.
• Χρησιμοποιήστε όλες τα διαθέσιμα τεχνολογικά εργαλεία: Το τηλέφωνο, το email και οι ηλεκτρονικές συνομιλίες μέσω chat είναι τα βασικά μέσα. Οι βιντεοκλήσεις θα σας βοηθήσουν να νοιώσετε πιο κοντά στους συναδέλφους σας, ενώ παράλληλα μειώνουν το αίσθημα της απομόνωσης. (Συμβουλή: Οι βιντεοκλήσεις παρακινούν τους συμμετέχοντες να ντυθούν σαν να πηγαίνουν στο γραφείο, κάτι το οποίο βοηθάει στην αλλαγή νοοτροπίας κατά τη διάρκεια της ημέρας).
• Παραμείνετε παραγωγικοί και προνοητικοί: Παρακινήστε τον manager και τους συναδέλφους σας να σας αναθέτουν αρμοδιότητες. Ειδοποιήστε τους συναδέλφους σας αν αντιμετωπίζετε καθυστερήσεις στην εργασία σας ή αν δουλεύετε πάνω σε ένα ομαδικό έργο.
• Χρησιμοποιήστε τη διαθέσιμη τεχνολογική υποστήριξη: Επικοινωνήστε με την τεχνική υποστήριξη που σας παρέχει η εταιρεία σας, αν έχετε απορίες ή χρειάζεστε βοήθεια. Έχετε κατά νου όμως πως πιθανόν την ίδια στιγμή να δέχονται μεγάλο αριθμό αιτημάτων.

3. Διαχειριστείτε τον Χρόνο σας σωστά

• Διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας: Καθώς θα προσαρμόζεστε στο νέο εργασιακό σας περιβάλλον, καθορίστε τις πιο παραγωγικές ώρες εργασίας σας.
• Δημιουργήστε διαθέσιμο χρόνο για κάποιο απρόοπτο: Αν κρατήσετε διαθέσιμο χρόνο εργασίας για κάποια έκτακτη εργασία που μπορεί να προκύψει, θα είστε λιγότερο αγχωμένος. Τον διαθέσιμο ελεύθερο χρόνο εργασίας μπορείτε επίσης να τον χρησιμοποιήσετε ώστε να ολοκληρώσετε πιο γρήγορα κάποιο έργο, αν δεν εμφανιστεί κάτι έκτακτο.
• Κάντε διαλείμματα: Πραγματοποιήστε ένα σύντομο περίπατο, διαβάστε ένα άρθρο, συζητήστε με τα μέλη της οικογένειας σας ή τους φίλους σας που εργάζονται και αυτοί εξ αποστάσεως. Αυτή η αλλαγή παραστάσεων θα σας κάνει πιο παραγωγικούς.
• Παραμείνετε ευέλικτοι και υπομονετικοί: Είναι πιθανό να υπάρχουν καθυστερήσεις στις απαντήσεις που περιμένετε από συναδέλφους ή να αντιμετωπίσετε κάποια τεχνικά προβλήματα.

Καθώς ο COVID-19 συνεχίζει να επηρεάζει τις κυβερνήσεις, τις επιχειρήσεις και την κοινωνία παγκοσμίως, ποτέ άλλοτε δεν ήταν τόσο αναγκαίο για έναν οργανισμό να σχεδιάζει πλάνα έκτακτης ανάγκης και να προετοιμάζεται για επερχόμενους μετασχηματισμούς. Σε αυτές τις επείγουσες καταστάσεις, ο σχεδιασμός πλάνων συνέχισης της επιχειρηματικής λειτουργίας θα πρέπει να προκύπτει από την διαμόρφωση ενός Επιχειρηματικού Σχεδίου Έκτακτης Ανάγκης – διαδικασία μέσα από την οποία εντοπίζονται πιθανοί κίνδυνοι, σενάρια και παρέχονται επιχειρηματικές λύσεις.

Σύνθεση τοπικής ομάδας σχεδιασμού πλάνων συνέχισης

• Αρχικά η ομάδα μπορεί να είναι μικρή -με την δυνατότητα επέκτασης- περιλαμβάνοντας άτομα με συγκεκριμένους ρόλους όπως εκπρόσωποι από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και της διοίκησης.
• Ορίστε σαφείς στόχους για την ομάδα και αναθέστε τομείς ευθύνης.
• Η ομάδα είναι ενημερωμένη για τις ενέργειες που αναμένεται να πραγματοποιήσει στην περίπτωση που οποιοδήποτε μέλος του οργανισμού αντιμετωπίσει κρίση.

Συμπερίληψη όλων των Λειτουργικών ομάδων και όλων των παραρτημάτων στα προγράμματα έκτακτης ανάγκης

• Αναγνωρίστε κάθε σημαντική πτυχή της επιχείρησης που ενδέχεται να επηρεαστεί.
• Αναπτύξτε ενδιάμεσες διαδικασίες μετριασμού / επαναφοράς της λειτουργίας της επιχείρησης με στόχο τη διατήρηση / επανέναρξη της κανονικής λειτουργίας στην περίπτωση κρίσης.
• Αναγνωρίστε εφεδρικούς πόρους -όποτε και όπου απαιτηθεί.

Καθορισμός Πρωτόκολλου επικοινωνίας

• Σχεδιάστε έναν τηλεφωνικό κατάλογο (επαφές έκτακτης ανάγκης, αριθμοί τηλεφώνων προσωπικού, διοίκησης, κυβερνητικές επαφές κ.λπ.).
• Καθορίστε ποιος θα επιτελεί την επικοινωνία με ποιον και με ποια συχνότητα (επικοινωνία με το προσωπικό, τους συνεργάτες, τους πελάτες και τα υπόλοιπα εμπλεκόμενα μέρη).
• Λάβετε υπόψη σας ότι η επικοινωνία θα πρέπει να έχει ενημερωτικό χαρακτήρα έτσι ώστε κάθε μήνυμα να γίνεται εύκολα κατανοητό από τους παραλήπτες.

Συνεργασία με την διαχείριση κτιρίου

• Διευκρινίστε με την διαχείριση κτιρίου τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης (π.χ. επαφές έκτακτης ανάγκης, απολύμανση, διαχείριση κλήσεων ταξί κλπ.).
• Συζητήστε τις προσδοκίες σας για εφαρμογή ειδικών πρακτικών υγιεινής.

Προτεραιότητα στους Ανθρώπους

• Υπενθυμίστε στο προσωπικό σας τις ενέργειες πρόληψης που όλοι θα πρέπει να ακολουθούν, όπως η προσωπική υγιεινή.
• Εξετάστε την απομακρυσμένη εργασία και αναπτύξτε τις σχετικές διαδικασίες όπου απαιτείται (π.χ. την ασφάλεια πληροφοριών).
• Ανανεώστε τις επαφές έκτακτης ανάγκης των μελών της οικογένειας του προσωπικού σας.
• Ενθαρρύνετε τα μέλη του προσωπικού σας να κάνουν τακτικούς ελέγχους της θερμοκρασίας του σώματος τους προτού προσέλθουν στο γραφείο και παροτρύνετε τους να παραμείνουν στο σπίτι στην περίπτωση πυρετού.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο μη παράλληλης παρουσίας όλων των μελών της διοίκησης εντός των γραφείων στην περίπτωση έξαρσης

Αναπτύξτε πλάνο αντίδρασης στην περίπτωση κρούσματος ανάμεσα στους εργαζόμενους, λαμβάνοντας υπόψη τα παρακάτω:

• Στην περίπτωση εμφάνισης κρούσματος, ο εργαζόμενος εισέρχεται σε καραντίνα.
• Αναζητήστε με ποιους συναδέρφους ήρθε σε επαφή τις τελευταίες δύο εβδομάδες, πριν ακόμα επιβεβαιωθεί πως είναι φορέας. Ανάλογα με την διάρκεια και την ώρα της αλληλεπίδρασης, προσδιορίστε ποιος ακόμα θα πρέπει να εισέλθει σε καραντίνα και να εργαστεί ενδεχομένως από το σπίτι του ή να συνεχίσει να εργάζεται από το γραφείο αλλά με επιτήρηση για τυχόν συμπτώματα που μπορεί να παρουσιάσει τις επόμενες εβδομάδες.
• Κατά την οργάνωση των πλάνων σας, εξετάστε διαφορετικά σενάρια βαρύτητας της κατάστασης και δημιουργήστε πλάνα διακοπής των επιχειρηματικών λειτουργιών ή λειτουργία με προσωπικό ασφαλείας
• Διασφαλίστε πως οι τεχνολογικές υποδομές ευθυγραμμίζονται με τα πλάνα σας

Τακτικές ενημερώσεις

• Ενημερώστε τακτικά τόσο το εσωτερικό κοινό της επιχείρησης όσο και τους εξωτερικούς σας συνεργάτες σχετικά με τις πιο πρόσφατες οδηγίες και τα σχέδια επιχειρηματικής συνέχειας.
• Επανεξετάστε σε συχνά διαστήματα, τροποποιήστε εάν είναι απαραίτητο και βελτιώστε τα σχέδια σας αν το κρίνετε απαραίτητο λόγω των εξελίξεων της εξάπλωσης του ιού ή κάποιας άλλης κρίσης που αντιμετωπίζετε.

Το ξέσπασμα του κορωνοϊού έχει πυροδοτήσει την καθιέρωση της εργασίας από το σπίτι (work from home) σε παγκόσμια κλίμακα.

Γιατί οι απομακρυσμένες ομάδες απαιτούν νέες δεξιότητες συνεργασίας; Τι λείπει από τα κείμενα, τα email, τα conference calls και άλλες ψηφιακές επικοινωνίες; Η γλώσσα του σώματος.

Για να βελτιώσουν την παραγωγικότητα τους, οι απομακρυσμένες ομάδες πρέπει να βρουν νέους και ευέλικτους τρόπους συνεργασίας.

Δοκιμάστε να επικοινωνείτε μέσω βιντεοκλήσεων. Mε τον τρόπο αυτό μπορούν οι συνομιλητές σας να διαβάσουν τη γλώσσα του σώματός σας και κάνετε πιο ξεκάθαρο τον τόνο της φωνής σας, αποφεύγοντας παρερμηνίες που θα μπορούσαν να συμβούν με τη χρήση email ή τηλεφώνου.

Όταν οι απομακρυσμένες ομάδες επικοινωνούν σωστά και αξιοποιούν τις δυνατότητες που έχουν στη διάθεση τους, μπορούν πραγματικά να είναι πιο αποδοτικές από ομάδες που βρίσκονται στον ίδιο χώρο.

Ορισμένες χρήσιμες πρακτικές που μπορούν να εφαρμοστούν από ομάδες κάθε μεγέθους:

• Μην υποθέτετε ότι οι άλλοι γνωρίζουν την συντομογραφία που χρησιμοποιείτε. Αφιερώστε χρόνο για να επικοινωνήσετε με την πρόθεση να είστε ξεκάθαροι, ανεξάρτητα από το μέσο.
• Μην “βομβαρδίζετε” την ομάδα σας με μηνύματα. Τα πολλαπλά μηνύματα σε σύντομο χρονικό διάστημα είναι αναποτελεσματικά (καθώς και ενοχλητικά).
• Οι απομακρυσμένες ομάδες μπορούν επίσης να θεσπίσουν τους δικούς τους κανόνες επικοινωνίας — π.χ. να χρησιμοποιήσουν το Teams, το Slack, το Google Docs ή το WhatsApp. Αυτοί οι κανόνες μπορούν επίσης να υπάρχουν σε ατομικό επίπεδο, όπως ο προτιμώμενος χρόνος απάντησης, το ύφος και ο τόνος γραφής.
• Τα εσωστρεφή άτομα μπορούν να αδράξουν πολύ περισσότερες ευκαιρίες μέσω της εργασίας από το σπίτι. Καθώς είναι ένα περιβάλλον στο οποίο νιώθουν ασφάλεια και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ραγδαία αύξηση της παραγωγικότητας τους.
• Η δημιουργία online χώρων για εορτασμούς και κοινωνικοποίηση μπορεί να ενισχύσει τις σχέσεις της ομάδας και να θέσει τα θεμέλια για μελλοντική συνεργασία. Βρείτε τρόπους για να ενισχύσετε το ομαδικό πνεύμα.

1. Απόκτηση κουλτούρας- Υιοθετήστε τους νέους τρόπους εργασίας

• Τα έξυπνα εργαλεία και οι τεχνολογίες παίζουν πρωταρχικό ρόλο στην ποιότητα της απομακρυσμένης εργασίας καθώς διευρύνουν τις δυνατότητες εργασίας σας. 
• Η ενίσχυση των συνεργασιών θα πρέπει να συνοδεύεται από την διασφάλιση της ασφάλειας και της ιδιωτικότητας των δεδομένων. Εξηγείστε στους εργαζομένους σας ότι ο καθένας είναι υπεύθυνος για την προστασία των δεδομένων, εφαρμόζοντας πρακτικές και διαδικασίες που θα ενισχύσουν την ασφάλεια των δεδομένων της εταιρείας σας.
• Το αποτέλεσμα έχει σημασία και όχι ο ψηφιακός παρουσιασμός. Πολλοί δίνουν υπερβολική έμφαση στον παρουσιασμό ως πληρεξούσιο της δέσμευσης τους προς την εταιρεία. Θέστε ξεκάθαρους στόχους με βάση τα προσδοκόμενα αποτελέσματα και όχι την τυπική παρουσία στην εργασία.
• Δημιουργήστε την απαιτούμενη υποδομή για τις ομάδες που εργάζονται απομακρυσμένα, μέσω προγραμματισμένων συναντήσεων και καθημερινών ορόσημων εργασίας (check-in) ​, ενισχύοντας την δέσμευση τους, καθώς με αυτό τον τρόπο οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι είναι μέρος της ομάδας και κατανοούν την αξία που προσφέρουν από την καθημερινή τους εργασία.
• Αναζητήστε ψηφιακές εκφράσεις που ταιριάζουν στην κουλτούρα της ομάδας. Δημιουργήστε εικονικούς χώρους αναψυχής (π.χ θεματικό κανάλι στο Slack) όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να εκφραστούν ελεύθερα.
• Σκεφτείτε μακροπρόθεσμα. Η αντιμετώπιση του COVID-19 θα αφήσει πίσω μια «κληρονομιά» πάνω στην οποία θα οικοδομηθεί ένας νέος τρόπος προσέγγισης των ανθρώπινων αναγκών, αποδεικνύοντας ότι είμαστε σε θέση να ξεπεράσουμε τα φυσικά εμπόδια.
• Ερμηνεύστε την απομακρυσμένη εργασία ως ένα επιχειρηματικό πλεονέκτημα που θα αποκτήσει η εταιρεία σας. Αποφεύγοντας την σύνδεση της εργασίας με έναν συγκεκριμένο χώρο, εκδημοκρατίζετε την απομακρυσμένη εργασία ως ευκαιρία και δημιουργείται ένας νέος κόσμος δυνατοτήτων.

2. Υπεύθυνη Ηγεσία 

• Η σωστή προετοιμασία και η υπεύθυνη άσκηση ηγεσίας είναι ζωτικής σημασίας για την προλαμβάνουσα αντίδραση στην περίοδο κρίσης.
• Ηγηθείτε μέσω παραδείγματος. Οι ηγέτες θα πρέπει να είναι ορατοί και διαθέσιμοι στα ηλεκτρονικά εργαλεία και κανάλια, να επικοινωνούν με προδραστικό τρόπο και να συμμετέχουν έγκαιρα σε συνομιλίες όταν αυτές υφίστανται.
• Εμπιστευτείτε τις ομάδες ώστε να ενεργούν πιο αυτόνομα αλλά ακολουθώντας τις διαδικασίες, τις ευθύνες και σαφώς τους καθορισμένους ρόλους ώστε να μπορείτε να μετρήσετε τα αποτελεσμάτων και να αναπροσαρμόσετε τις συμπεριφορές.
• Εκτιμήστε τον τρόπο που η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να συμβάλει στον μετασχηματισμό του κλάδου, στον επανασχεδιασμό των επιχειρηματικών μοντέλων και στην διαφοροποίηση των αλυσίδων εφοδιασμού και των αγορών που θα ωφελήσουν μακροπρόθεσμα τον οργανισμό σας.

3. Εστίαση στην αναβάθμιση και ανάπτυξη των δεξιοτήτων

• Βοηθήστε τους ανθρώπους να μάθουν και να προσαρμοστούν στους νέους ρόλους και νέους τρόπους εργασίας.
• Προετοιμαστείτε για περισσότερη ψηφιακή εκπαίδευση. Τα webinars και online εκπαιδεύσεις μπορούν να λύσουν το «πρόβλημα» των συναθροίσεων. 
• Δημιουργήστε μια κουλτούρα που δίνει τη δυνατότητα στους ανθρώπους να καλλιεργούν την ικανότητα  εκμάθησης (learnability) και να αναπτύσσουν συνεχώς τις δεξιότητές τους. Η Επανάσταση των Δεξιοτήτων που προβλέψαμε ως όμιλος φαίνεται να έχει ξεκινήσει. Εξασφαλίζοντας την αναβάθμιση και την ανάπτυξη των ανθρώπινων δυνάμεων, οι εταιρείες θα παραμείνουν ανταγωνιστικές, με ανθρώπους κινητοποιημένους και προσηλωμένους στην απόδοση αξίας για τον οργανισμό.