Καθώς ο COVID-19 συνεχίζει να επηρεάζει τις κυβερνήσεις, τις επιχειρήσεις και την κοινωνία παγκοσμίως, ποτέ άλλοτε δεν ήταν τόσο αναγκαίο για έναν οργανισμό να σχεδιάζει πλάνα έκτακτης ανάγκης και να προετοιμάζεται για επερχόμενους μετασχηματισμούς. Σε αυτές τις επείγουσες καταστάσεις, ο σχεδιασμός πλάνων συνέχισης της επιχειρηματικής λειτουργίας θα πρέπει να προκύπτει από την διαμόρφωση ενός Επιχειρηματικού Σχεδίου Έκτακτης Ανάγκης – διαδικασία μέσα από την οποία εντοπίζονται πιθανοί κίνδυνοι, σενάρια και παρέχονται επιχειρηματικές λύσεις.

Σύνθεση τοπικής ομάδας σχεδιασμού πλάνων συνέχισης

• Αρχικά η ομάδα μπορεί να είναι μικρή -με την δυνατότητα επέκτασης- περιλαμβάνοντας άτομα με συγκεκριμένους ρόλους όπως εκπρόσωποι από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και της διοίκησης.
• Ορίστε σαφείς στόχους για την ομάδα και αναθέστε τομείς ευθύνης.
• Η ομάδα είναι ενημερωμένη για τις ενέργειες που αναμένεται να πραγματοποιήσει στην περίπτωση που οποιοδήποτε μέλος του οργανισμού αντιμετωπίσει κρίση.

Συμπερίληψη όλων των Λειτουργικών ομάδων και όλων των παραρτημάτων στα προγράμματα έκτακτης ανάγκης

• Αναγνωρίστε κάθε σημαντική πτυχή της επιχείρησης που ενδέχεται να επηρεαστεί.
• Αναπτύξτε ενδιάμεσες διαδικασίες μετριασμού / επαναφοράς της λειτουργίας της επιχείρησης με στόχο τη διατήρηση / επανέναρξη της κανονικής λειτουργίας στην περίπτωση κρίσης.
• Αναγνωρίστε εφεδρικούς πόρους -όποτε και όπου απαιτηθεί.

Καθορισμός Πρωτόκολλου επικοινωνίας

• Σχεδιάστε έναν τηλεφωνικό κατάλογο (επαφές έκτακτης ανάγκης, αριθμοί τηλεφώνων προσωπικού, διοίκησης, κυβερνητικές επαφές κ.λπ.).
• Καθορίστε ποιος θα επιτελεί την επικοινωνία με ποιον και με ποια συχνότητα (επικοινωνία με το προσωπικό, τους συνεργάτες, τους πελάτες και τα υπόλοιπα εμπλεκόμενα μέρη).
• Λάβετε υπόψη σας ότι η επικοινωνία θα πρέπει να έχει ενημερωτικό χαρακτήρα έτσι ώστε κάθε μήνυμα να γίνεται εύκολα κατανοητό από τους παραλήπτες.

Συνεργασία με την διαχείριση κτιρίου

• Διευκρινίστε με την διαχείριση κτιρίου τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης (π.χ. επαφές έκτακτης ανάγκης, απολύμανση, διαχείριση κλήσεων ταξί κλπ.).
• Συζητήστε τις προσδοκίες σας για εφαρμογή ειδικών πρακτικών υγιεινής.

Προτεραιότητα στους Ανθρώπους

• Υπενθυμίστε στο προσωπικό σας τις ενέργειες πρόληψης που όλοι θα πρέπει να ακολουθούν, όπως η προσωπική υγιεινή.
• Εξετάστε την απομακρυσμένη εργασία και αναπτύξτε τις σχετικές διαδικασίες όπου απαιτείται (π.χ. την ασφάλεια πληροφοριών).
• Ανανεώστε τις επαφές έκτακτης ανάγκης των μελών της οικογένειας του προσωπικού σας.
• Ενθαρρύνετε τα μέλη του προσωπικού σας να κάνουν τακτικούς ελέγχους της θερμοκρασίας του σώματος τους προτού προσέλθουν στο γραφείο και παροτρύνετε τους να παραμείνουν στο σπίτι στην περίπτωση πυρετού.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο μη παράλληλης παρουσίας όλων των μελών της διοίκησης εντός των γραφείων στην περίπτωση έξαρσης

Αναπτύξτε πλάνο αντίδρασης στην περίπτωση κρούσματος ανάμεσα στους εργαζόμενους, λαμβάνοντας υπόψη τα παρακάτω:

• Στην περίπτωση εμφάνισης κρούσματος, ο εργαζόμενος εισέρχεται σε καραντίνα.
• Αναζητήστε με ποιους συναδέρφους ήρθε σε επαφή τις τελευταίες δύο εβδομάδες, πριν ακόμα επιβεβαιωθεί πως είναι φορέας. Ανάλογα με την διάρκεια και την ώρα της αλληλεπίδρασης, προσδιορίστε ποιος ακόμα θα πρέπει να εισέλθει σε καραντίνα και να εργαστεί ενδεχομένως από το σπίτι του ή να συνεχίσει να εργάζεται από το γραφείο αλλά με επιτήρηση για τυχόν συμπτώματα που μπορεί να παρουσιάσει τις επόμενες εβδομάδες.
• Κατά την οργάνωση των πλάνων σας, εξετάστε διαφορετικά σενάρια βαρύτητας της κατάστασης και δημιουργήστε πλάνα διακοπής των επιχειρηματικών λειτουργιών ή λειτουργία με προσωπικό ασφαλείας
• Διασφαλίστε πως οι τεχνολογικές υποδομές ευθυγραμμίζονται με τα πλάνα σας

Τακτικές ενημερώσεις

• Ενημερώστε τακτικά τόσο το εσωτερικό κοινό της επιχείρησης όσο και τους εξωτερικούς σας συνεργάτες σχετικά με τις πιο πρόσφατες οδηγίες και τα σχέδια επιχειρηματικής συνέχειας.
• Επανεξετάστε σε συχνά διαστήματα, τροποποιήστε εάν είναι απαραίτητο και βελτιώστε τα σχέδια σας αν το κρίνετε απαραίτητο λόγω των εξελίξεων της εξάπλωσης του ιού ή κάποιας άλλης κρίσης που αντιμετωπίζετε.